10 consejos para configurar y ejecutar una pasantía virtual exitosa

Cuando se realizan cuidadosamente, las pasantías pueden tener grandes beneficios tanto para los pasantes como para las empresas que los acogen. Los pasantes pueden obtener una valiosa experiencia práctica en el campo elegido, y las empresas pueden conocer y evaluar a los empleados potenciales antes de comprometerse a contratarlos. Pero si bien la premisa básica es la misma, la dinámica cambia cuando el entorno cambia a una configuración virtual.

Cuando los pasantes están detrás de una pantalla en lugar de en la oficina, administrarlos a ellos y su programa requiere una consideración e intención adicionales. Para ayudar a que esta tarea sea un poco más fácil, los miembros del Young Entrepreneur Council enumeran algunos de sus mejores consejos para configurar y ejecutar un programa de pasantías virtuales y comparten cómo puede garantizar su éxito.

1. Cuando sea posible, reúnase primero en persona

Siempre que sea posible, encuentre una manera de reunirse con los pasantes en persona antes de hacer la transición a un entorno de trabajo remoto. Así es como construí mi equipo central de trabajadores remotos. Antes de que se sumergieran en el trabajo remoto, pasé un día siguiéndolos en un entorno de trabajo conjunto para comprender su proceso y brindarles comentarios instantáneos sobre cualquier aspecto que necesitara mejorar. Una vez que estoy seguro de que son una buena opción para nuestra empresa y pueden afectar positivamente nuestro flujo de trabajo, no he tenido problemas para hacer la transición a una pasantía remota y, finalmente, a un puesto de tiempo completo. – Bryce Welker, el chico del examen de CPA

2. Haz tiempo para la conexión

La mecánica de realizar una pasantía virtual es similar a la de una presencial. Su pasante necesita un mentor, un plan de capacitación o desempeño y los objetivos y resultados deseados. La mayor diferencia es crear una conexión con su pasante, que no puede interactuar físicamente con sus compañeros. Programe registros regulares, conexiones de café Zoom y tal vez incluso almuerzos virtuales para ayudarlos a sentirse parte del equipo. – Trivinia Barber, Priority VA

3. Incorporar un aspecto de responsabilidad

Lo único que debe incluirse en cualquier programa de pasantías es la responsabilidad. Eso se vuelve más desafiante en un formato virtual, pero se puede hacer. La mejor manera de hacerlo es crear un sistema en el que pueda ver su trabajo en ciertos puntos antes de completarlo para asegurarse de que lo están haciendo según lo solicitado. Los pasantes a veces pueden malinterpretar lo que usted quiere y, sin darse cuenta, puede tratarlos como uno de sus empleados que ya sabe lo que quiere. Repasar su trabajo en puntos cruciales puede eliminar errores costosos. Esto también le permite hacer sugerencias y ofrecerles orientación. También le sugiero encarecidamente que tenga reuniones de equipo virtuales una vez a la semana para revisar las tareas y permitir las preguntas de sus pasantes. – Baruch Labunski, rango seguro

4. Cree un sistema para distribuir información fácilmente

Las demandas de la empresa determinarán cómo construyes tu programa de pasantías. Un consejo esencial es tener contacto frecuente con los pasantes; de lo contrario, pueden desvincularse de sus tareas. Además, vale la pena crear un sistema para distribuir información virtualmente. Las oficinas físicas tienen líneas claras de comunicación, departamentos y sistemas tangibles, lo que no siempre es el caso de las empresas virtuales. Cree y guarde archivos en directorios específicos de departamentos para lograr una organización similar en línea. Los pasantes o empleados remotos pueden encontrar lo que necesitan sin la ayuda de un compañero de trabajo. También pueden comunicar conocimientos rápidamente sin descarrilarse por solicitudes de asistencia. Esto facilita que los pasantes virtuales accedan a los documentos y archivos de la organización sin desviar el trabajo de otras personas. – Tonika Bruce, Lead Nicely, Inc.

5. Mantenga la comunicación fluida

Si bien el trabajo remoto puede ser conveniente para algunos candidatos, puede ser un desafío administrar con éxito a los empleados y realizar pasantías. La lucha es real, pero hay cosas que se pueden hacer para aprovecharla al máximo. Una cosa que he visto que es efectiva es mantener una comunicación cercana y buena. La persona que gestiona el pasante debe transmitir instrucciones, objetivos, orientación, expectativas y con mayor regularidad y puntualidad. Debe haber una meta definida, hitos y el apoyo adecuado del gerente en todo momento. También necesitará un canal claro para que la comunicación fluya cuando sea necesario. Incluso si esto también es importante para los programas en persona, el toque personal y el intercambio deben incluirse deliberadamente en los programas virtuales, ya que ocurrirá de forma natural durante los programas en persona, pero no necesariamente a distancia. -Riccardo Conte, Virtus Flow

6. Asegúrese de que los pasantes se sientan parte del equipo

Lo más importante que debe recordar al ejecutar un programa de pasantías en un entorno virtual es asegurarse de que los pasantes se sientan parte del equipo. Esto se puede hacer teniendo reuniones de equipo periódicas, asignándoles tareas que contribuyan a la meta general de la empresa y brindándoles retroalimentación sobre su desempeño. Además, es importante brindarles a los pasantes una comprensión clara de las expectativas y metas del programa de pasantías para que puedan tener éxito. La diferencia, en este caso, es que todo deberá ser escrito y transmitido electrónicamente. Por lo tanto, tendrá que ser creativo y hacer videos, gráficos y contenido fácil de leer que atraiga a sus pasantes y los lleve al éxito. – Syed Balkhi, principiante de WP

7. Proporcione mucha estructura

La estructura es clave para alguien como un pasante que es nuevo en su empresa y nuevo en ser empleado. Las llamadas regulares (una videollamada es mejor que solo el audio) y una lista escrita de responsabilidades regulares son algo que un empleador podría «deberle» a un pasante, especialmente si solo puede ofrecer puestos no remunerados. – Tyler Bray, piezas de remolque TK

8. Gestionar las expectativas

Al pasar de un programa de pasantía físico a uno virtual, lo primero que los líderes deben tener en cuenta es que el establecimiento de expectativas es una calle de doble sentido. En una configuración física, la microgestión, por mucho que queramos negarlo, existe. En una configuración virtual, la microgestión conduce a la distracción y muestra una falta de empatía. Para los líderes que buscan evitar esto, esto significa ser transparentes sobre las expectativas, limitar las idas y venidas, comunicar las pautas y mucho más. Para los pasantes, eso significa establecer expectativas realistas, comunicar sobre el progreso, hacer preguntas «tontas» y mucho más para mantener a su gerente informado en lugar de a oscuras. Obtener la gestión adecuada de las expectativas es una carga adicional para los líderes, pero tener esto en cuenta conduce a una experiencia placentera para ambos. – Candice Georgiadis, Día Digital

9. Empareje al pasante con un compañero

Una forma de ejecutar un programa de pasantías exitoso es asignarle a su pasante un compañero para ayudarlo a sentirse cómodo y aprender su rol. En una oficina tradicional, los dos empleados trabajarían físicamente juntos. Sin embargo, su empleado interno y asociado se comunicarán a través de programas de chat y software de video en un entorno virtual. Su pasante obtendrá más valor de su tiempo con su empresa si trabaja en estrecha colaboración con alguien que tenga conocimientos y experiencia. – John Turner, SeedProd LLC

10. Venir de un lugar de empatía

Debe comenzar con empatía total al crear un programa de pasantías virtuales. Ponte en su lugar y date cuenta de lo inusual que se siente hacer una pasantía sin siquiera poner un pie en el edificio. ¡Es una cosa extraña! Por lo tanto, es natural que los posibles pasantes se sientan un poco fuera de lugar. Realice actividades que hagan que las cosas se sientan un poco más naturales. Presente al pasante al equipo de una manera similar a como lo haría si estuviera en la oficina. Además, asegúrese de que todo se explica a fondo. Llegar a un acuerdo con un entorno de trabajo es aún más difícil cuando lo ves todo a través de la pantalla de una computadora. -Nick Venditti, StitchGolf

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