La mayoría de las reuniones son aburridas. Aquí hay 5 consejos para hacer uno genial.

Organizar una buena reunión nunca ha sido fácil, y el aumento del trabajo remoto e híbrido y las presiones de la pandemia Covid-19 lo han hecho más difícil que nunca. Pregúntele a cualquier miembro de una empresa, hasta al director ejecutivo, y le dirán que la mayoría de las reuniones solo tienen un éxito parcial en el mejor de los casos, incluso en circunstancias ideales. Este es un problema importante en un entorno empresarial difícil como el que enfrentamos hoy debido a la incertidumbre sobre la trayectoria de la pandemia, las interrupciones en el mercado laboral y las distracciones, el estrés y la presión en el hogar.

Los ejecutivos y los equipos simplemente no pueden permitirse perder tiempo y atención en tareas improductivas. Incluso antes de Covid-19, las reuniones a menudo duraban demasiado, desperdiciaban el tiempo de las personas y respondían a egos cada vez más grandes. En 2019, la consultora Korn Ferry descubrió que el 51% de los trabajadores encuestados consideraban que el tiempo excesivo en llamadas y reuniones limitaba su impacto en el trabajo, y el 67% dijo que demasiadas reuniones dificultaban alcanzar un rendimiento óptimo. Solo el 11% pensó que todas las reuniones a las que asistieron fueron productivas.

Sin embargo, a veces es necesario que todos estén en sintonía y la forma más eficaz de hacerlo es, de hecho, una reunión. A veces se necesita la confianza del cerebro para resolver un problema difícil. Reuniones pueden ser bueno, pero hay una razón por la que muchas reuniones fracasan. En pocas palabras, la mayoría de las reuniones no se planifican o gestionan de forma adecuada, si es que lo hacen. Los gerentes convocarán una reunión porque sienten que es lo correcto, pero una vez que tienen a todos en la sala, ya sea un espacio físico o una sala Zoom a menudo se descarrila.

A medida que las organizaciones experimentan con diferentes modelos de trabajo híbrido y remoto, los desafíos de organizar una gran reunión se han intensificado. Aquí hay cinco pasos para asegurarse de que sus reuniones no solo sean sencillas, sino que también beneficien a su organización:

  1. No tenga la reunión a menos que sea absolutamente necesario: Lo más importante que debe hacer es confiar en su equipo. No microgestionar. Las reuniones de registro sin un objetivo claramente definido tienden a ser una pérdida de tiempo, especialmente si se extienden para ocupar una cantidad de tiempo predeterminada. Antes de programar una reunión, considere si todos en la sala necesitan escuchar a los demás. Si no lo hacen, será más productivo para cada uno registrarse individualmente o dividirlo en pequeños grupos de trabajo. (La «regla de las dos pizzas» del fundador de Amazon, Jeff Bezos, quien dice que nunca debería haber más personas en una reunión de las que se pueden alimentar con dos pizzas, es útil aquí). Las peores reuniones son aquellas que se programan debido a una falla en la delegación. . Un equipo fuerte con un líder que sepa delegar funcionará y se desempeñará bien, sin reuniones por el bien de las reuniones. Lo primero que debe hacer al programar una reunión es ver si puede cancelarla.
  2. Estar a cargo: El mayor error que cometen las personas en las reuniones es fijar una fecha y una hora e invitar al equipo, pero cuando llega el momento de empezar, hay un vacío de liderazgo. La falta de un liderazgo claro en una reunión puede provocar interferencias, conversaciones complicadas y dificultades para cumplir con una agenda. Desde el momento en que se envía una invitación a la reunión, debe quedar claro quién está dirigiendo la reunión y, desde el momento en que comienza, deben estar dirigiendo la conversación. Debe haber una agenda simple y clara, y el líder de la reunión debe seguirla. Si alguien habla durante demasiado tiempo, mantenga la conversación. Si hay personas en la sala a las que necesita escuchar pero no lo ha hecho, anímelas. Si la reunión se sale del tema, dígalo y tráigalo. Si hay algo que deba explorarse con más detalle, dígalo e involucre a la sala en el tema.
  3. Ten un objetivo común: Estar a cargo no se trata solo de gestionar partido a partido, también significa tener una idea clara del propósito de la reunión. Con cualquier reunión, quien la dirija debe poder articular rápida y claramente cuál es el propósito de la reunión, qué esperan lograr, por qué las personas en la sala son las personas adecuadas y cómo beneficiará a la reunión. Si falta alguno de estos elementos, la atención de la gente se desviará, el tiempo del equipo se perderá y los resultados de la reunión serán limitados.
  4. No importa cómo o dónde te encuentres: Puede ser tentador culpar al formato de una reunión por su fracaso, pero aquí hay un secreto: no importa si una reunión es en Zoom, una conferencia telefónica, en persona o cualquier combinación de los tres. Cosas como las malas conexiones a Internet y los parlantes chirriantes pueden ser perjudiciales, pero la posibilidad de que surjan dificultades técnicas en realidad hace que la planificación y la gestión adecuadas de una reunión sean aún más importantes. Si las dificultades técnicas pueden interrumpir una reunión, es responsabilidad de la persona que realiza la reunión informar de ello con anticipación. Si hay alguien que tiene problemas técnicos constantemente, anímelo a planificar en consecuencia o considere cuidadosamente si necesita tenerlo en esta reunión.
  5. Planifique con anticipación, pero no se exceda en la programación: El liderazgo debe comprender cuánto tiempo se necesita para hablar sobre cada tema y mostrar la voluntad de guiar la conversación si se está quedando atrás o si alguien está tomando demasiado oxígeno. Empacar demasiado perderá cosas importantes, mientras que dejar demasiada sobrecarga en el programa perderá su tiempo. Si hay una presentación, asegúrese de que sea necesaria. ¿Podrían haberse compartido las únicas conclusiones? Si constantemente siente que una reunión regular podría terminar en menos tiempo (media hora en lugar de una hora), reduzca el tiempo en los calendarios de las personas en consecuencia.

Por supuesto, existen muchas técnicas para tener una gran reunión. Estos son solo algunos de los principios que sigo en la sala de juntas y en la parrilla.

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