4 pasos para ayudarlo a aprovechar al máximo su relación con el director financiero

Por Ashley Ingle, directora ejecutiva de Cuenta de ganancias.

O ha decidido que necesita un director financiero (CFO) porque está cansado de no entender los números, quiere una estrategia de alto nivel para llevar el negocio al siguiente nivel, o quiere que alguien ‘otro mencione eso tal vez ya era hora. De cualquier manera, bien por ti. ¡Está en el camino correcto para obtener mejores resultados financieros! Contratar a un CFO significa que tendrá un profesional que lo ayudará a manejar los números con toda la información que necesita para tomar mejores decisiones.

¿De qué es responsable un CFO?

El director financiero de hoy hace más que «grandes números». Es probable que supervisen y asesoren sobre todo lo que esté dentro del marco financiero de la empresa. Sin embargo, la falla número uno que viene con la contratación de un director financiero es la incapacidad de dejar ir y confiar en otra persona con su organización. Puede contratar a otra persona para que ladre órdenes o puede confiar en que ha contratado a un experto que sigue un proceso probado que da como resultado el éxito. Si contrata a un director financiero que no comprende sus objetivos y metas, ¿cómo diablos podría ayudarlo a lograrlos? Usted falla al pedirle a su CFO que lo ayude a lidiar con una crisis a la vez, en lugar de desarrollar un plan de acción medible. Comience por hacer un plan, continúe con los procesos, las personas y las actuaciones para ayudarlo a impulsar su relación.

1. Haz un plan.

Si no tiene un plan sólido, nunca obtendrá resultados tangibles. La investigación realizada por la Dra. Gail Matthews muestra que las personas que anotan metas tienen más probabilidades de alcanzarlas. Esto se aplica a objetivos personales y profesionales. Cada año, debe sentarse con su director financiero y desarrollar un plan que incluya metas alcanzables, describiendo la estrategia general de la empresa para el flujo de caja, las ganancias y el final del juego. Por ejemplo, ¿quiere vender el negocio, pasárselo a los niños, ganar todo lo que pueda ahora y deshacerse de él más tarde? Algunas empresas no son tan «vendibles» como otras. Algunos grandes actores de la industria nunca pueden esperar ver una valoración alta o múltiplo con respecto a otros. Documente un plan de uno, tres y cinco años. Comprenda sus objetivos comerciales y personales. ¿Cuáles son las tres cosas que su director financiero puede ayudarlo a lograr este año que serían enormes? ¿Cuáles son sus metas de ingresos y ganancias?

Parte de hacer un plan significa establecer un presupuesto. El presupuesto le servirá como plan financiero durante todo el año. Deberá presupuestar las ventas y las operaciones. Crear un presupuesto no es solo un trabajo para su CFO; debe participar directamente en muchas conversaciones para lograr objetivos realistas, alcanzables y medibles.

2. Evalúe sus procesos.

¿Alguna vez ha sentido que el equipo está realizando tareas sin un proceso, una responsabilidad o una dirección estandarizados? ¿Qué tal dos personas que realizan tareas y roles similares que podrían agruparse en uno? Es imperativo desarrollar procedimientos operativos estándar (SOP) para el departamento de finanzas. Una vez que haya documentado todos sus procedimientos operativos estándar de contabilidad, verá cuán beneficioso sería para su empresa y para todo su personal tener procesos documentados para cada departamento. Su director financiero debería poder ayudarlo a identificar todas las tareas financieras, quién las realiza y por qué. Una buena forma de hacer esto sin que nadie piense que su trabajo está cambiando o saliendo es pedirles que escriban un resumen de lo que hacen cada mes, las tareas relacionadas, el tiempo que toma y con quién trabajan.

• Incluya un organigrama si es necesario.

• Comparta POE entre departamentos.

• Revisar y actualizar los procedimientos operativos estándar anualmente.

• Asegúrese de que los procedimientos operativos estándar estén documentados y todos los cumplan.

• Los procedimientos operativos estándar se pueden utilizar como una guía para contratar, despedir y recompensar.

Su director financiero puede ayudarlo a resumir cómo se ven sus procesos actualmente, cuál es su enfoque, quién está involucrado, qué sucede si no es así y quién es el responsable en última instancia. ¿Tiene tareas heredadas o repetitivas que podrían eliminarse? ¿Le faltan controles internos importantes?

3. Analice a su gente.

¿Con qué frecuencia revisa el valor que cada uno de sus empleados tiene en su organización? Comprender cuántos ingresos produce o supervisa cada empleado es fundamental para su éxito. Es posible dar tanto tareas como dinero a todos los miembros de su equipo. Puede ayudar a su director financiero comenzando con un organigrama con el nombre de todos. ¿Cuáles son sus títulos y departamentos? ¿Cuáles son las cinco tareas más importantes de las que es responsable cada una de estas personas?

Las personas pueden afectar nuestra cultura y nuestro desempeño tanto de manera positiva como negativa, afectando así nuestro resultado final. Su director financiero querrá saber quién es un productor y qué salarios no están a la altura de los estándares de la industria o de su competencia. Tener una mejor comprensión de su personal le dará una mejor comprensión de dónde podría tener exceso de personal. También podrá identificar las lagunas en las fortalezas y debilidades de su equipo.

4. Revise el desempeño con frecuencia.

Una de las funciones más importantes del CFO es medir el éxito y el fracaso de una empresa. El rendimiento financiero o los indicadores clave de rendimiento (KPI) se deben rastrear mensualmente, comparar mes a mes y compararlos con los líderes de la industria y su presupuesto.

Entonces, ¿cuáles son los KPI que su director financiero debería seguir para usted?

Rentabilidad

• Ingresos totales

• Margen bruto

• Margen de beneficio operativo

Actividad

• Días de cuentas por cobrar

• Días de cuentas por pagar

Eficiencia

• Rendimiento de los activos

• Rendimiento del capital invertido

Flujo de efectivo

• Libre circulación de capitales

• El flujo de caja neto

• Dinero en efectivo

Liquidez

• Informe rápido

• Radio actual

Pon tu plan en acción.

Evite contratar a un director financiero para apagar incendios todo el tiempo y contrate a alguien que pueda ayudarlo a lograr resultados medibles. Su relación con el director financiero debe comenzar con la creación de un plan, perfeccionar su proceso, evaluar a su personal y monitorear su desempeño. Es posible administrar por números cuando tiene toda la información que necesita para tomar mejores decisiones.

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